Vi bruger i visse tilfælde lydoptagelse og kunstig intelligens til at skrive referater fra møder og samtaler. På denne side kan du læse mere om, hvad Roboref er, hvordan vi bruger Roboref, og hvordan vi behandler dine oplysninger.

Hvad er Roboref?  Roboref er et IT-værktøj, som vi bruger til at skrive referater af samtaler og møder. Roboref er et program, der ved hjælp af kunstig intelligens (AI) laver et udkast til et referat ud fra en lydoptagelse.  Ved at benytte Roboref letter vi arbejdet for den person, der skriver referatet. Samtidig sikrer vi en præcis og objektiv gengivelse af samtalen. Roboref laver et udkast til referat, som referenten derefter kvalitetssikrer og færdiggør.  Hvad bruger Tårnby Kommune Roboref til?  Tårnby Kommune bruger i nogle tilfælde værktøjet Roboref til at hjælpe med at skrive referater af møder og samtaler. Roboref kan anvendes til både telefonsamtaler samt fysiske- og onlinemøder. Formålet er at understøtte, at referatet bliver præcist og objektivt samt øge nærværet i samtaler og møder.   Når du deltager i en samtale eller et møde med brug af Roboref, bliver lyden optaget. Denne lydoptagelse bliver omdannet til tekst ved hjælp af en tale-til-tekst-algoritme (transskribering). Herefter laver programmet et udkast til referatet baseret på transskriptionen.  Du vil altid få besked på forhånd, hvis Roboref bruges ved et møde eller en samtale. Hvis du ikke ønsker, at Roboref bruges til at udarbejde referatet, kan du oplyse det inden mødet starter. Dit ønske bliver noteret i din sag. Samtalen gennemføres stadig som normalt, og medarbejderen tager i stedet noter eller skriver referatet uden brug af Roboref.   Hvordan bruges Roboref?  Roboref kan bruges ved fysiske- og onlinemøder samt telefonsamtaler.  Når mødet eller samtalen er afsluttet, laver Roboref et udkast til et referat på baggrund af lydoptagelsen. Medarbejderen gennemgår derefter referatet, retter eventuelle fejl og sikrer, at indholdet er korrekt, før det anvendes i din sag. Ansvar for det endelige referat ligger hos den person, der udarbejder det. Dokumentet med referatet bliver journaliseret som normalt i det eksisterende journaliseringssystem, ikke i Roboref.  Hvilke oplysninger behandler vi?  Tårnby Kommune er ansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som bliver behandlet af Roboref. Vi behandler kun de oplysninger, der er nødvendige for formålet med samtalen eller mødet.   Behandlingen omfatter både lydoptagelsen, transskriberingen og udarbejdelse af referatet.  Roboref behandler de oplysninger, der bliver nævnt under samtalen eller mødet.   Det kan for eksempel være:  kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse  oplysninger om din sag  din stemme i lydoptagelsen  andre oplysninger, der er nødvendige for samtalen eller sagsbehandlingen.  Hvis der nævnes følsomme personoplysninger eller fortrolige oplysninger under samtalen, kan disse også indgå i referatet.  Hvordan passer vi på dine oplysninger?  Vi behandler dine oplysninger sikkert og fortroligt.  Kun relevante medarbejdere har adgang til oplysningerne. Oplysningerne bruges ikke til at træne AI-systemer, og alle oplysninger opbevares inden for EU.  Lydoptagelsen slettes automatisk, når den er blevet omdannet til tekst. Transskriptionen og udkastet til referat slettes automatisk efter 2 dage.  Når referatet er færdigt, kvalitetssikret og godkendt, kan hverken lydoptagelsen eller transskriptionen gendannes. Tårnby Kommune har heller ikke adgang til filerne eller mulighed for at genskabe dem.  Det færdige referat opbevares ikke i Roboref, men journaliseres i kommunens fagsystemer efter gældende regler. 

Oplysninger om behandling af dine personoplysninger ved brug af Roboref  <h3>1. Vi er ansvarlige for dine personoplysninger - hvordan kontakter du os? </h3> <p>Tårnby Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har indsamlet eller modtaget om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor: </p> <p>Tårnby Kommune </p> <p>Amager Landevej 76 </p> <p>2770 Kastrup </p> <p>Telefon: <a rel="noopener" href="tel:32471111" target="_blank">32 47 11 11</a> </p> <p>Sikker mail: <a href="mailto:kommunen@taarnby.dk">kommunen@taarnby.dk</a></p> <p>CVR-nr.: 20310413. </p> <h3>2. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren </h3> <p>Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende måder: </p> <p>Den Storkøbenhavnske Digitaliseringsforening   </p> <p>Hvidovrevej 278 </p> <p>2650 Hvidovre </p> <p>E-mail: <a rel="noopener" href="mailto:DPO-DSD@hvidovre.dk" target="_blank">DPO-DSD@hvidovre.dk</a> </p> <p>Telefon: 36 39 36 75 </p> <p>Telefonen er åben alle hverdage klokken 12.00-13.00. I åbningstiden kan du benytte både køfunktion og telefonsvarer. Uden for åbningstiden kan du lægge en besked på telefonsvareren. </p> <h3>3. Formålene med behandlingen af dine personoplysninger </h3> <p>Vi behandler dine personoplysninger i Roboref for at kunne understøtte, at udarbejdelsen af samtale- og mødereferater sker automatisk. Formålet er at frigøre ressourcer i den offentlige sektor ved at reducere den tid, der bruges på manuel dokumentation, samt at forbedre kvalitet, konsistens og tilstræbt objektivitet i kommunens akter.  </p> <p>Formålet med behandlingen af dine personoplysninger i Roboref er også, at den kommunale medarbejder kan være mere nærværende under samtalerne og møderne.  </p> <p>Hvis Roboref anvendes i forbindelse med din samtale eller dit møde med kommunen, indebærer det således, at dine personoplysninger bliver behandlet med kunstig intelligens.  </p> <p>Mødet eller samtalen med dig bliver optaget og efterfølgende transskriberet (tale-til-tekst teknologi) med det formål at kunne lave et automatisk udkast til et referat. Der vil altid være en medarbejder, som gennemgår og kvalitetssikrer referatet. </p> <p>Roboref er alene et beslutningsstøtteværktøj, som hjælper medarbejderen i kommunen med at skrive et præcist referat. Roboref foretager ikke profilering og kan ikke træffe afgørelser.  </p> <p>Du vil altid få besked på forhånd, hvis Roboref bruges ved et møde eller en samtale. Hvis du ikke ønsker, at Roboref bruges til at udarbejde referatet, kan du oplyse det inden mødet starter. Dit ønske bliver noteret i din sag. Samtalen gennemføres stadig som normalt, og medarbejderen tager i stedet noter eller skriver referatet uden brug af Roboref. </p> <h3>4. Retsgrundlag for behandlingen </h3> <p>Vi behandler dine personoplysninger på følgende retsgrundlag: </p> <ul> <li>Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e. </li> </ul> <ul> <li>Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra h og g. </li> </ul> <ul> <li>Databeskyttelseslovens § 8. </li> </ul> <ul> <li>Databeskyttelseslovens § 11. </li> </ul> <ul> <li>Databeskyttelseslovens § 12. </li> </ul> <ul> <li>Offentlighedslovens § 13 om offentlige myndigheders notatpligt. </li> </ul> <ul> <li>Retssikkerhedslovens § 4. </li> </ul> <ul> <li>Lov om aktiv beskæftigelsesindsats § 11, 12 og 27. </li> </ul> <ul> <li>Barnets lov. </li> </ul> <ul> <li>Integrationsloven. </li> </ul> <ul> <li>Serviceloven. </li> </ul> <ul> <li>Forvaltningsloven. </li> </ul> <ul> <li>AI forordningen. </li> </ul> <ul> <li>Bekendtgørelse nr. 101 af 20. januar 2026 om kommunernes behandling af personoplysninger med kunstig intelligens eller lignende digitale løsninger i beskæftigelsesindsatsen. </li> </ul> <h3>5. Modtagere eller kategorier af modtagere af personoplysningerne </h3> <p>Videregivelse </p> <p>Vi videregiver ikke dine personoplysninger fra lydoptagelsen eller transskriberingen.   </p> <h4>Databehandlere og underdatabehandlere </h4> <p>Vi benytter følgende data- og underdatabehandlere i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger i Roboref: </p> <ul> <li>Microsoft  </li> <li>Ordbogen A/S. </li> </ul> <h3>6. Kategorier af personoplysninger  </h3> <p>Roboref behandler de oplysninger, der bliver nævnt under samtalen eller mødet.  </p> <p>Det kan for eksempel være: </p> <ul> <li>kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse </li> </ul> <ul> <li>oplysninger om din sag </li> </ul> <ul> <li>din stemme i lydoptagelsen </li> </ul> <ul> <li>andre oplysninger, der er nødvendige for samtalen eller sagsbehandlingen. </li> </ul> <p>Hvis der nævnes følsomme personoplysninger eller fortrolige oplysninger under samtalen, kan disse også indgå i referatet. </p> <h3>7. Opbevaring af dine personoplysninger  </h3> <p>Lydoptagelsen slettes automatisk, når den er blevet omdannet til tekst. Transskriptionen og udkastet til referat slettes automatisk efter 2 dage. </p> <p>Når referatet er færdigt, kvalitetssikret og godkendt, kan hverken lydoptagelsen eller transskriptionen gendannes. Tårnby Kommune har heller ikke adgang til filerne eller mulighed for at genskabe dem. </p> <p>Det færdige referat opbevares ikke i Roboref, men journaliseres i kommunens fagsystemer efter gældende regler. </p> <h3>8. Dine rettigheder </h3> <p>Efter databeskyttelsesreglerne har du blandt andet ret til: </p> <ul> <li>at få indsigt i de oplysninger, kommunen behandler om dig </li> </ul> <ul> <li>at få rettet urigtige oplysninger </li> </ul> <ul> <li>i særlige tilfælde at få slettet oplysninger </li> </ul> <ul> <li>i visse tilfælde at få begrænset behandlingen af dine oplysninger </li> </ul> <ul> <li>i visse tilfælde at gøre indsigelse mod behandlingen. </li> </ul> <p>Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver. Se kontaktoplysninger i afsnit 2.  </p> <p>Hvis du har spørgsmål til brugen af Roboref ved dit møde eller din samtale, kan du kontakte den medarbejder eller sagsbehandler, du er i kontakt med. </p> <h3>9. Klagevejledning </h3> <p>Du har ret til at klage til Datatilsynet over Tårnby Kommunes behandling af dine personoplysninger.  Du kan indgive en klage til:  </p> <p>Datatilsynet  </p> <p>Carl Jacobsens Vej 35 </p> <p>2500 Valby </p> <p><a rel="noopener" href="mailto:Dt@datatilsynet.dk" target="_blank">Dt@datatilsynet.dk</a> </p> <p>Du kan finde mere information og kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside <a rel="noopener" href="https://www.datatilsynet.dk/" target="_blank">www.datatilsynet.dk</a> og <a rel="noopener" href="https://www.datatilsynet.dk/borger/klage/saadan-klager-du" target="_blank">Sådan klager du</a> </p> <h3>10. Ajourføring af oplysningspligten </h3> <p>Oplysningspligten vil løbende blive ajourført.  </p> <p>Version: 1.0 </p> <p> </p>